Как успевать больше – Как все успевать и не сойти при этом с ума, или тайм-менеджмент для тех, кто не боится мечтать по-крупному

Содержание

Как успевать больше в новом году

Конечно, если ваш рабочий день в основном состоит из различных встреч (если вы, например, врач или юрист), такой подход не особенно вам подойдёт. Однако его можно применять и в нерабочее время, если вы замечаете, что ваши вечера и выходные незаметно пролетают за просмотром сериалов и социальных сетей.

Относитесь ко времени как к еде

Правильное распределение времени даётся нам с таким трудом, потому что само время — понятие очень расплывчатое. Его нельзя увидеть или потрогать, даже учёные всё ещё спорят о его природе.

Так что попробуйте думать о времени как о чём-то более конкретном, например как о еде. Склонность отвлекаться сродни тяге к вредной пище. Бесполезная трата времени — это лишний вес. А решение проблемы (отслеживание времени) — это ведение дневника питания.

В чём вообще польза дневников питания? Во-первых, для людей с избыточным весом просто осознание того, что они едят, иногда может оказаться шоком. Всякие перекусы и десерты вроде бы и не считаются, пока не увидишь их подсчитанными на бумаге. Понимание того, что ты ешь, здоровое чувство стыда и ответственность, которая возникает при ведении дневника, — всё вместе приводит к тому, что вес теряется быстрее.

Те же самые доводы действуют и при записи потраченного времени. Так что если вы хотите накачать свои «мышцы продуктивности», начните отслеживать, как вы проводите время.

Плюсы отслеживания времени

Для отслеживания своего времени вам придётся дотошно записывать часы и минуты, потраченные за день, в течение нескольких недель или даже месяцев. Как бы парадоксально это ни звучало, сам этот процесс тоже отнимает время.

Для начала давайте рассмотрим, в чём плюсы отслеживания времени, а потом перейдём к советам, которые помогут взяться за дело.

1. Это основа для других методик продуктивности

Мы ведь не начинаем силовые тренировки, не определив начальный вес, который можем поднять. Таким же образом следует действовать и при попытках завести новые привычки и повысить продуктивность. Если мы не знаем точно, как и на что мы тратим своё время, мы просто не сможем правильно рассчитать время на разные дела и постоянно будем недовольны собой.

Если вы, к примеру, не замечаете, что целый час в день проводите в соцсетях, как же вы избавитесь от этой привычки? Вы просто подумаете, что для большей продуктивности вам нужно по-другому составлять списки дел. Хотя вам просто нужно заблокировать Facebook или «ВКонтакте».

Отслеживание потраченного времени поможет вам понять, какие стратегии продуктивности вам действительно нужны.

2. Вы увидите, что переоценивали свои временные затраты

Сейчас все жалуются на постоянную занятость и нехватку времени. Но что, если это ощущение — проблема восприятия, а не действительное положение вещей? Вполне возможно, что оно возникает оттого, что вы неправильно оцениваете, сколько времени у вас уходит на выполнение разных дел.

Когда мы смотрим на свой распорядок, то преувеличиваем количество времени, которое придётся потратить на те или иные задачи. И это отбивает у нас желание браться за дела или заводить новые хобби. А иногда мы даже тратим на какое-то действие больше времени, чем необходимо.

Конечно, не все дела только кажутся трудоёмкими. Некоторые действительно отнимают много времени. Но, отслеживая свои затраты времени в течение нескольких недель, вы заметите, что какие-то дела выполняются быстрее, чем вам казалось. Так у вас может появиться время на то, что вы раньше не успевали сделать.

3. …или недооценивали

Не менее часто мы недооцениваем свои реальные затраты времени.

Склонность преувеличивать время, потраченное, например, на разные домашние обязанности, возникает оттого, что такие дела мы считаем более обременительными.

Время, потраченное на дела, которые не требуют напряжения, обычно пролетает незаметно. Именно такие действия и нужно исключить из своего распорядка дня.

4. Это развивает чувство ответственности

Когда вы без дела посидели часок в интернете, а потом вернулись к работе, вполне возможно, что никто кроме вас этого не заметил. Получается, этот час просто канул в Лету. Да, какое-то время вы чувствуете себя виноватым, но потом просто забываете об этом и тратите попусту ещё час или два на следующий день.

Но когда мы отслеживаем своё время, нам придётся записать и этот час, потраченный зря. Тут реакция окажется совершенно другой. Запись «С 12:00 до 13:00 сидел в интернете» вызовет гораздо большее чувство вины, чем просто мысль: «Ой, вот и ещё час прошёл». Вам придётся признать, что вы попусту потратили целый час.

Естественно, глядя вечером на свои записи, хочется увидеть, что день прошёл не зря. Если сегодня вы потратили время впустую и записали это, завтра будет легче не отвлекаться.

5. Это помогает делать больше

Иногда, анализируя свои действия в течение какого-то времени, вы обнаруживаете, что вам особо-то и нечем заняться. Вы тратите время на пустяки, потому что это не наносит особого ущерба вашей работе.

Если вы справляетесь со своей работой и у вас ещё остаётся время, но при этом вы всё-таки чувствуете, что день проходит непродуктивно, можно взять на себя больше дел. Если вы работаете на себя и можете сами распоряжаться своим графиком, ищите новых клиентов или поставщиков или развивайте свой сайт. Если вы работаете в большой компании, спросите у руководства, нет ли каких-то новых проектов, которыми вы можете заняться. Вряд ли вам откажут.

6. Это учит не распыляться на несколько дел сразу

Всем известно, что многозадачность — только помеха продуктивности. Да и сама идея о многозадачности — всего лишь миф. На самом деле мы не делаем несколько дел одновременно, а очень быстро снова и снова переключаемся с одного дела на другое. Наш мозг не создан для многозадачности, поэтому мы неизбежно что-то упускаем или делаем не очень хорошо.

Когда мы отслеживаем время, мы учитываем каждую задачу. И на каждую задачу мы выделяем определённый отрезок времени, хотя бы для того, чтобы легче было вести записи. Мы даже как-то гордимся, когда отмечаем, что час или два было потрачено на одно важное дело.

Со временем у вас разовьётся способность фокусироваться на чём-то одном и вам уже не захочется совмещать несколько дел и отвлекаться от важной работы. Скорее всего, у вас получится выделять полчаса или час в день на разные мелкие дела и делать их все за один присест.

Как точно и эффективно отслеживать своё время

Вот три ключевых правила, которые сделают отслеживание времени наиболее эффективным:

  • Честность
    . Никто кроме вас эти записи не увидит, так что не приукрашивайте. Если вы не честны с самим с собой, зачем вообще браться за это дело?
  • Постоянство. Чтобы получить полное представление о том, на что вы тратите время, вам понадобится по меньшей мере две недели. Ведите записи, только когда вы живёте в своём обычном ритме (не перед отпуском или праздниками).
  • Дотошность. Думайте не в часах, а в минутах. Например, в первые дни записывайте все свои действия с утра до вечера с точностью до каждой минуты. Потом можете перейти на 5-, а позднее на 15-минутные интервалы.

Есть два способа отслеживать время:

  • Временными промежутками. Например, с 9:00 до 9:15. Поставьте таймер через каждые 15 минут (по крайней мере сначала, потом можете увеличить временной промежуток) и записывайте, что вы делали.
  • Задачами
    . Занимайтесь своими делами и делайте запись каждый раз, когда начинаете что-то другое.

Попробуйте оба способа и решите, какой вам больше подходит. Сначала записывайте всё с точностью до минуты. Это поможет понять, сколько времени в действительности уходит на каждое дело и как вообще построен ваш день. Потом можете отслеживать время определёнными промежутками. Так удобнее планировать дела и замечать, когда вы чаще всего отвлекаетесь.

Кроме того, можно добавлять в свои записи короткие пометки. Например, рядом с записью «Чтение» укажите, какую именно книгу или журнал вы читали. Рядом с пунктом «В дороге» можно отметить погоду или то, что вы слушали (подкаст, аудиокнигу, музыку), а около записи «Играл с ребёнком» упомяните конкретную игру. Так простое отслеживание времени становится практически дневником. Делать это совсем не обязательно, но, может быть, вам понравится.

Через две недели отслеживание времени войдёт в привычку. Теперь можно не записывать все свои действия так тщательно. Просто обращайте внимание на время (по крайней мере в течение рабочего дня) и замечайте, удаётся ли вам использовать его по максимуму. Если чувствуете, что часто отвлекаетесь, снова вернитесь к записям.

Даже если после этого двухнедельного эксперимента вы больше совсем не будете отслеживать время, старайтесь устраивать себе проверку примерно раз в год, чтобы оценить, как меняются ваши привычки.

Цифровые средства

Сейчас есть множество цифровых помощников, которые автоматически следят за тем, как вы проводите время. И хотя они могут оказаться полезными (особенно если вы не делали записей несколько часов и забыли, что именно делали в ту или иную минуту), всё же не стоит полностью на них полагаться. Только вы сами знаете, что вы делали на каком-то сайте — работали или бездельничали. Приложение это за вас не определит.

  • RescueTime. Эта программа работает в фоновом режиме и отслеживает, сколько времени вы проводите на разных сайтах и в приложениях. Она подходит под разные операционные системы, в том числе под Android. Ещё в программе можно задавать цели и следить за ростом своей продуктивности.
  • Toggl. Хотя изначально эта программа предназначалась для фрилансеров, она вполне подойдёт всем. В ней есть удобные графики, которые визуально отобразят ваши успехи.
  • ATracker (только для iOS). Просто добавляйте свои обычные дела, нажимайте на них, когда начали выполнение, а когда закончите, нажимайте на следующее. Предыдущее дело автоматически завершится, а приложение само проставит время.
  • Evernote. Как и ATracker, это своего рода комбинация цифрового и аналогового способа. Вы используете цифровое устройство, но только для ведения записей. Evernote можно использовать как обычный бумажный блокнот.

Аналоговые средства

  • Календарь на 168 часов. В течение недели (это и есть ваши 168 часов) записывайте, что вы делаете, разделяя день на 15-минутные интервалы. Держите календарь под рукой, например на рабочем столе или на кухне. Через пару недель вы поймёте, на что обычно тратите время и как можно скорректировать свой распорядок.
  • Обычный блокнот. Не зря это считается классикой. Просто записывайте, когда заканчиваете одно действие и начинаете другое, а если нужно, добавляйте пояснения. Например, если вы читали какую-то статью в интернете для работы, отмечайте это соответствующим образом, а не пишите просто: «Читал статью в интернете».

Выводы

Когда вы вечером просмотрите свои записи и увидите день, проведённый с пользой, вы почувствуете, что действительно заслужили свой отдых и сон. Отслеживание времени поменяет не только то, как вы проводите каждую минуту и каждый час, но и вообще ваше восприятие жизни.

Тратьте время на то, что действительно важно. Отслеживайте потраченное время. Измените свою жизнь.

Читайте также 📝⏰📋

Как успевать больше: 7 элементарных способов

Все чаще девушки ищут не длинные статьи и результаты многолетних исследований по личной эффективности, а простые и быстрые советы, которые помогут им успевать больше. Такие советы сейчас модно называть лайфхаками. Если по-простому – это «хитрости жизни» или полезные советы, которые помогают решать бытовые задачи, экономя при этом время.

О секретах эффективного планирования времени мы поговорили с экспертом по тайм-менеджменту для женщин Екатериной Беспятых. Разберем семь основных лайфхаков, благодаря которым вы сможете высвободить драгоценные минуты и часы на то, что для вас по-настоящему важно.

Дела на 5 минут

В 2001 году вышло первое издание книги «Как привести дела в порядок». Дэвид Аллен, автор книги, предлагает один из лайфхаков – дела на 2 минуты. По словам эксперта, этот метод можно расширить и до 5 минут. В чем же суть подхода?

Когда в вашей жизни появляется какое-нибудь небольшое дело, которое занимает у вас меньше 5 минут времени – делайте его сразу! Что же это может быть? Давайте рассмотрим примеры: помыть посуду сразу после приготовления ужина, разгрузить стиральную машину сразу после стирки, позвонить и поздравить коллегу с Днем рождения (сразу же, как вспомнили об этом), записаться на прием к нужному врачу. И так далее.

Так мы разгружаем нашу голову и память от огромной череды мыслей о том, что нам нужно сделать. Но и здесь есть исключение: если вдруг вы вспомнили, что вам важно позвонить и поговорить с кем-то из родственников, но в данный момент вы находитесь на совещании, то отметьте эту задачу в ежедневнике, чтобы выполнить ее позднее. Наша ключевая цель – это сделать дела, которые не займут более 5 минут, как можно быстрее (либо перенести их в план), чтобы убрать их из головы. Таким образом мы сможем концентрироваться на более важных и масштабных задачах.

День «дедоделок»

У каждой из нас бывают ситуации, когда накапливается большое количество бытовых дел (оплатить ЖКХ и налоги, отнести вещи в химчистку и ателье, зайти в МФЦ за справкой и другие относительно простые задачи, тем не менее требующие времени).

Чтобы разгрести все накопившиеся дела, не связанные с работой, стоит выделить специальный день для этого. Например, одну пятницу в две недели. Накануне нужно подумать и четко сформулировать все дела, которые вы планируете сделать в этот день. Да, возможно, это не самое приятное занятие для пятницы. Однако так мелкие бытовые задачи не будут выбивать вас из основного рабочего графика дел на неделе.

Ключевая задача дня

Тот самый лайфхак, внедрив который, вы можете стать гораздо эффективнее в достижение своих целей. Каждое утро задавайте себе вопрос: «Какая самая приоритетная задача у меня на этот день?».  То есть, что вы можете сегодня сделать, чтобы стать на шаг ближе к своим большим целям и мечтам? Разумеется, это не означает, что весь остальной список дел можно благополучно не выполнять – нет. Но у вас есть ключевая задача – на ней в идеале вы должны концентрироваться в первую очередь, а потом уже на всем остальном (читайте также: «Как побороть страх перед новой задачей (и решить ее эффективно)»).

Метод «Pomodoro»

Те, кто хоть немного интересуются темой тайм-менеджмента, наверняка слышали о технике «Pomodoro». Как же она появилась и в чем ее смысл? Студент итальянского университета Франческо Чирилло пытался подготовиться к сдаче экзаменов, но, как это бывает у всех студентов, никак не мог начать готовиться. И тогда он решил попытаться учиться хотя бы по 10-15 минут в день. Но для этого ему был необходим независимый судья. Им стал кухонный таймер в виде помидора – отсюда техника и получила свое название.

Доработанный экспертами метод длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Перед запуском таймера вы должны составить себе список рабочих задач. Вы можете это делать в ежедневнике, электронном планировщике или просто на листочке бумаги. После этого устанавливайте таймер на 25 минут и начинайте работать. Звонок таймера будет сигналом о том, что нужно переключиться на 5 минут отдыха. В это время желательно максимально отвлечься. Если ваша работа в основном проходит за компьютером, то можете встать и пройтись по офису, выпить пару стаканов воды, созвониться с кем-то из близких на пару минут. Но по окончании 5 минут вы вновь садитесь за работу.

Ритуалы

Каждое утро может начинаться так, как нам хочется. Либо спокойно, плавно и размеренно, либо в ужасной спешке (лихорадочные сборы детей в садик, а супруга – на работу, холодный завтрак и кофе на бегу).

Если вы стремитесь к первому варианту, то вам могут пригодиться ритуалы – постоянные действия, которые нужно повторять изо дня в день. Это также можно назвать «настройкой на день». Мы просыпаемся на один час раньше, чем все близкие, и наслаждаемся тишиной наедине с собой. Не торопясь, принимаем душ, делаем зарядку (для любителей прогулок это могут быть упражнения на улице), читаем новую главу книги, проверяем план на день и, наконец, с удовольствием съедаем вкусный завтрак в тишине.

Для чего это нужно? Для того, чтобы начать свой день правильно и создать себе настроение. Для начала попробуйте делать это 1 или 2 раза в неделю. Если вам понравится, что начинайте вводить эти ритуалы в ежедневную привычку.  

План на неделю

Как говорят все эксперты по тайм-менеджменту – при чем как по женскому, так и мужскому – план на неделю должен быть. Он должен стать для вас своеобразной опорой, которая позволяет увидеть свою жизнь чуть полнее и двигаться к поставленным целям в перспективе. Конечно, будут возникать незапланированные дела и встречи – это нормально (все-таки в XXI веке не место жесткому тайм-менеджменту, особенно для женщин). Но некий каркас недели обязательно должен быть.

Такой план удобно составлять по воскресеньям, включая в него все дела, касающиеся различных сфер жизни. Например, на понедельник и среду можно запланировать поход в спортивный зал, заранее выделить вечер пятницы для свидания с любимым человеком, а выходные – для поездки к родителям. В этот график необходимо вносить все – начиная от рабочих встреч, заканчивая посещением салона красоты. Дополнять план можно и в течение недели.

Детокс от интернета

В наш век информация поступает буквально отовсюду – социальные сети, мессенджеры, электронная почта. В считанные секунды мы можем связаться с любым человеком, позвонить ему или написать. Конечно, мы к этому привыкли, но все же иногда хочется отдохнуть от бесконечных потоков информации и побыть наедине с собой, своей семьей, своими мыслями и желаниями.

Для этого идеально подходит детокс от гаджетов. Например, если вы решите выделить для этого воскресенье, то предупредите близких в субботу, что с вами можно будет связаться только посредством телефонного звонка. Во всех остальных мессенджерах и социальных сетях на следующие сутки вы будете недоступны.

Представьте, у вас появляется 24 часа свободного времени для чтения книг, общения с близкими, прогулок и пикников на природе, встреч с друзьями или молодым человеком. В конце концов для себя – ванна с пеной, SPA, массаж – разве бесконечное перелистывание новостей в Facebook стоит того, чтобы отказаться от этого?

Разумеется, не нужно пытаться одним днем внедрить все семь лайфхаков – это невозможно. Для начала выберите один или два, которые больше всего вам импонируют, и постарайтесь ввести их в привычку. Как только доведете их до автоматизма, пробуйте и другие.

Екатерина Беспятых – эксперт по тайм-менеджменту для женщин, основательница Академии женского развития Woman Time, руководитель проектов в Faberlic, жена и многодетная мама. 

Фото: Getty Images

Продуктивность — как успевать больше за меньшее время?

В сегодняшнем мире, кажется все одержимы идеей продуктивности и рабочих хаков. Это легко понять, потому что высокая продуктивность помогает нам добиваться в жизни большего и освобождает время на вещи вне работы (семья, хобби, спорт и так далее).

Очевидно, мы сильно замотивированы на то, чтобы стремиться быть более продуктивными. Основная проблема тут — это дисциплина. Мы смотрим на вопрос повышения продуктивности немного неправильно: это история не о том, чтобы скачивать самые последние приложения по тайм менеджменту (максимум через неделю вы их забросите), и не о том, чтобы приковывать себя к рабочему месту. Важно понять, как работает ваш мозг и использовать эти знания себе на пользу.

Сила Воли

Первое, что мы должны признать на пути к более продуктивной жизни, что одной воли не достаточно для достижения поставленной цели.

По данным исследования Janet Polivy, наш мозг боится больших проектов, и часто не в состоянии осуществить выполнение долгосрочной цели: обычно, мы бросаем такое дело при первых тревожных признаках.

Вспомните, почему у вас сорвалась последняя диета…

Вы наполнили холодильник здоровой едой и планировали каждый день заниматься спортом до тех пор, пока первый раз не «подскользнулись» (сослались на усталость, срочные дела или другую «вескую» причину). После этого все вернулось на круги своя.

Исследования Kenneth McGraw показали, что дела обстоят еще хуже: когда мы имеем дело с крупным проектом, мы буксуем уже в самом начале, так как представляем себе самые сложные участки проекта.

Что в таких ситуациях делает наш мозг? По мнению исследователя Джона Барга (John Bargh), мозг будет пытаться «имитировать» реальную продуктивную работу, избегая крупных проектов и сосредотачиваясь на маленьких, бессмысленных заданиях, чтобы заполнить свое время.

С учетом всех этих фактов, которые против нас, что мы можем сделать для увеличения своей продуктивности? Лучшее, что мы можем сделать — это понаблюдать за привычками наиболее эффективных людей в мире. К счастью, за нас эту работу сделали исследователи. Их выводы вас удивят.

Привычки продуктивных людей

Интересное исследование было проведено Анерсем Эриксоном. Он изучил привычки лучших скрипачей и выяснилось, что лучшими скрипачами были не те, кто больше практиковался в игре на скрипке,  а те, кто занимался меньше и продуктивнее.

Более того, лучшие скрипачи в среднем спали больше, чем остальные!

Как это возможно? Дело в том, что лучшие игроки занимались более осознанной практикой, чем все остальные. Они потратили больше времени на решение самых трудных задач и лучше распределяли свою нагрузку.

К примеру, если бы вы пытались улучшить свои навыки игры в баскетбол, то для вас лучшей стратегией было бы тренировать конкретные навыки в течение нескольких часов, чем просто долбить в кольцо в течение всего дня.

Осознанная практика требует, чтобы вы тратили больше «мозгов», чем обычно, поэтому встает вопрос, как вы можете реализовать ее без слива силы воли?

Первый ответ не очень сексуальный: лучший способ преодолеть свой страх перед большим проектом и потерей энергии — это просто начать делать большой проект.

В человеческой природе заложен один интересный пунктик: если мы начали дело, и не закончили, то обычно испытываем диссонанс. Это как недосмотренный фильм, или недочитанная книга. И вы можете использовать это знание себе на пользу: просто сделайте первый шаг и начните делать большой проект.

Работайте как эксперт

Обычно, вместо того, чтобы выкладываться по-максимуму в течение коротких временных сессий, мы стараемся размазать тонким слоем наши запасы энергии и серого вещества на целый день, что, в итоге приводит к целому дню бесполезной работы. Что же делать?

Часто цитируемое исследование Тони Шварца, проведенное по заказу Федерального управления гражданской авиации США, показало, что короткие перерывы в течение больших рабочих сессий привели к улучшению информированности и сфокусированности летчиков на 16%.

Исследования ученого Перец Лави совпадают с этими выводами: наиболее продуктивно использовать сессии (по 90 минут), а затем делать короткие перерывами (не более 15-20 минут). Такой подход максимально синхронизирован с нашими природными циклами и позволяет нам быть более сосредоточенными и энергичными в течение всего дня.

Мораль истории: трудно быть продуктивным, пытаясь поддерживать высокий уровень энергии весь день.

Мы становимся наиболее продуктивными, когда разбиваем крупные проекты на более мелкие куски и планируем короткие перерывы сразу после этих сессий.

Искусство быть дисциплинированным

Дэн Ариэли и его коллеги провели исследование с участием студентов и обнаружили, что студенты, которые поставили себе жесткие сроки для выполнения заданий выполнили их гораздо лучше (и более последовательно), чем те, кто этого не сделал.

Как применить эти знания в нашей повседневной жизни?

Заведите себе таблицу, к примеру в гугл документе, где отметьте время своих рабочих сессий и что вы успели сделать в течение этих рабочих сессий.

Accountability-Chart

Не включайте в вашу таблицу столбцы с 15-минутными перерывами. Это время для вашего отдыха и восстановления сил.

Эта, казалось бы простая стратегия, работает невероятно хорошо по 2 конкретным причинам:

Исследования доктора Кентаро Фуджитса (Kentaro Fujita) показали следующее: вы станете более продуктивным, так как будете записывать точно что вы делали, вместо того, чтобы додумывать в итоге дня, чем вы приблизительно занимались. Ваши предположения — враг продуктивности. (Единожды заставьте себя записать то, что вы потратили 2 часа на Reddit, вместо того, чтобы работать и чувство вины не даст вам больше прокрастинировать на работе).

Отслеживания прогресса также является известной стратегией для прекращения «бесполезной работы», привычки, которую исследователь Джон Барг описывает как враг №1 на пути к цели.

Производительность и многозадачность

Последнее, что мы должны рассмотреть в рамках поднятого вопроса — многозадачность.

Опасность многозадачности в том, как её воспринимает наш мозг. Нам кажется, что раз мы делаем несколько задач одновременно, то становимся очень продуктивными и эффективными.

Наука показывает нам, что это абсолютная ложь: ученому Чжэнь Ван удалось показать, что в среднем люди, практикующие многозадачность, на самом деле вряд ли будут продуктивно работать, зато они чувствуют себя более «эмоционально удовлетворенными» своей работой (создание иллюзии производительности).

Что еще хуже, стэнфордский исследователь Клиффорд Насс рассмотрел работу модели людей, практикующих многозадачность и проанализировал их способности: обработку информации, переключение между задачами, поддержание высокую работоспособность … и обнаружил, что они ужасно справлялись со всеми тремя параметрами, по которым их оценивали!

Как с этим бороться?

Лучше всего просто изолировать себя от отвлекающих элементов, которые могут перевести вас в многозадачный режим.

При работе за компьютером воспользуйтесь расширениями, блокирующими доступ к сайтам-отвлекалкам (StayFocused) и ограничьте количество открытых вкладок до минимума.

Следующая полезная привычка, которую стоит завести — вечерний ритуал планирования дел на следующий день. Возьмите бумагу и ручку и составьте топ-5 дел на завтра. Не откладывайте это дело на утро. Утром, как показали исследования в школе Kellog, люди обычно скатываются в многозадачность, которая практически бесполезна. После выполнения пяти приоритетных тасков, не забудьте внести их в документ, в котором вы фиксируете время и задачи.

Еще, как показали исследования, люди плохо справляются с завершением больших проектов и снова скатываются в многозадачность. Тут поможет метод разбивания большой задачи на мелкие и пошаговое выполнение мелких тасков.

Резюме

Поймите, что только сила воли вас не спасет: конечно, моральная устойчивость поможет вам пройти долгий путь, но для того, чтобы остаться дисциплинированными в течение долгого времени, необходимо признать, что вам не обойтись без комплексной системы поддержки.

Дайте себе возможность идти «ва-банк»: не бойтесь устроить себе несколько перерывов в течение дня. Лучшие по продуктивности рабочие сессии длятся периодами по 90 минут с последующими 15-минутными перерывами.

Эксперты мирового класса используют эту стратегию, она должна быть достаточно хороша и для вас.

Если это нельзя измерить, это не стоит делать: если серьезно, то было доказано, что отслеживание выполненных дел и времени, — лучший способ оставаться внимательными и эффективным. Создайте документ и перечислите в нем все полезные вещи, которые вы сделали в течение дня. Вы увидите, сколько вы на самом деле успеваете сделать.

Многозадачность — ваш враг: рассматривайте многозадачность именно так. Блокируйте нежелательные отвлекающие факторы и, как говорила Рон Суонсон: «Never half-ass two things, whole-ass one thing.»

Спланируйте свой рабочий день перед тем, как лечь спать. Таким образом, когда вы начнете свой день, вы избавите себя от прокрастинации и лени.

 Вольный перевод статьи.

Как фрилансеру работать меньше, а успевать больше

Сократите рабочий день

Необходимость восьмичасового дня — это миф. Как показывают исследования , жители самых продуктивных стран работают по 4–6 часов в день.

Качество труда гораздо важнее количественного фактора. Большинство людей, находясь на рабочем месте, посвящают делам не больше половины восьмичасового дня, а остальное время тратят на соцсети и прокрастинацию.

Как выяснили учёные, короткие интенсивные физические тренировки эффективнее, чем долгие занятия со средней нагрузкой. Высокое напряжение, за которым следует качественный отдых и восстановление, даёт лучшие результаты. То же относится и к умственной работе. 1–3 часа максимально сосредоточенной деятельности с последующим отдыхом будут продуктивнее, чем 8 часов расслабленного труда.

Всё потому, что отдых — это часть работы.

Именно во время перерыва, когда мозг не сосредоточен на чём-то одном, приходят самые необычные идеи. Поэтому для достижения лучших результатов нужно тратить 20% энергии на труд и 80% — на отдых.

Но не забывайте, что релаксация должна быть качественной. Если вы не на работе, то забудьте про всё, что с ней связано. Согласно исследованиям , люди, которые умеют психологически отключаться от дел во время отдыха, потом более усердно трудятся и меньше страдают от проблем с психическим здоровьем.

Больше советов о том, как фрилансеру быть продуктивнее, стать востребованным специалистом, получать крупные заказы и работать из любой точки мира, — на онлайн-марафоне «Фриланс с нуля до первого заказа».

Делайте большую часть работы утром

Многие посвящают утро тому, чтобы прийти в себя: выпить кофе, сделать зарядку,  проверить новости и соцсети. Как считает психолог Рон Фридман, так делать не стоит, потому что первые три часа после пробуждения — время самой высокой концентрации. При условии, если вы выспались, конечно.

Всё из-за того, что в процессе сна подсознание и сознание находятся в свободном полёте и отдыхают. Сразу после пробуждения они наиболее готовы к творчеству и умственной нагрузке. Это лучшее время, чтобы потратить те самые 3–5 часов на максимально сфокусированную деятельность.

Не забивайте утро занятиями, которые не способствуют вашей продуктивности.

Никаких соцсетей, совещаний, звонков. Даже физические упражнения лучше оставить на потом: утреннюю энергию логичнее потратить на работу. Сделайте так, чтобы никто и ничто вас не отвлекало, за исключением совсем чрезвычайных ситуаций.

Заботьтесь о своём организме

Это неочевидно, но действия вне работы тоже важны для плодотворного труда. Исследования показывают, что регулярная физическая нагрузка существенно замедляет старение мозга, а также увеличивает продуктивность.

Поэтому не стоит забывать про остальные составляющие своей жизни. Ваше тело и сознание — это единая система. Изменения в одной её части в итоге влияют и на все остальные.

Если вы хотите добиться высокой эффективности, то нужно избавиться от всего, что вредит вашему телу.

Что вы едите и когда, во сколько ложитесь спать и во сколько встаёте, употребляете ли вы алкоголь или курите, как много двигаетесь — всё это сказывается на вашей продуктивности.

Чтобы изменить жизнь к лучшему, нужна сила воли. Многие считают, что она зависит от умения контролировать себя, но это не так. На самом деле сила воли исходит из уверенности.

Для её обретения нужны небольшие победы, которые затем будут складываться в крупные. Один из способов стать увереннее и одновременно здоровее — замена вредных привычек (питаться фастфудом, перебарщивать с сахаром, курить) на полезные.

Дело в том, что полностью избавиться от привычки нельзя. Если человек резко перестаёт делать то, что уже стало частью его образа жизни, то появляется «брешь», которую он тут же стремится заполнить. В результате либо возвращается старая привычка, либо появляется новая — такая же вредная.

Поэтому привычки надо осознанно заменять другими. К примеру, если вы хотите питаться более здоровой едой, но регулярно возвращаетесь к фастфуду, то обещайте себе делать по 20 приседаний каждый раз, когда снова захочется бургер или пиццу.

Также можно продумывать запасные планы. К примеру, если приседания будут неуместны, то сделать пять глубоких вдохов и выпить стакан воды. Не имеет особого значения, что именно вы будете делать. Главное — отвлечь мозг от старого шаблона. За минуту, которую вы потратите на выполнение этих действий, вы вспомните про свои цели и задачи и желание сделать что-то пагубное исчезнет.

Регулярно побеждая вредные привычки, вы постепенно будете становиться всё увереннее. Вам станет проще контролировать себя, появится вера в свои силы и убеждённость в том, что вы можете достигать поставленных целей.

Что в итоге

  • Чтобы стать продуктивнее, нужно тратить на труд не 8 часов в день, а 3–5.
  • Всё остальное время нужно качественно отдыхать — не делать ничего по работе и даже не думать о ней. Это повысит эффективность вашей деятельности.
  • Работать нужно утром. Первые три часа после пробуждения — самые продуктивные.
  • Здоровье и уверенность в себе тоже влияют на продуктивность, потому что сознание и тело — это единая система.
  • Чтобы обрести веру в себя и одновременно улучшить качество жизни, нужно заменять вредные привычки на полезные.
  • Каждая победа над желанием вернуться к привычке будет делать вас увереннее в своих силах. Это поможет вам успешнее контролировать себя, улучшит психическое здоровье и повысит эффективность работы.

Читайте также 🧐

2 простых совета, которые помогут вам успевать больше

Необязательно лишать себя отдыха или общения с близкими. Нужно просто правильно распределить время и сосредоточиться на главном. Вот, что поможет вам в этом, по мнению Лоры Вандеркам.

Лора Вандеркам

Писательница, спикер, автор книг о тайм-менеджменте и личной продуктивности.

1. Определите самые важные задачи и выполните их в первую очередь

Зарабатывать деньги хорошо, но иногда лучше отказаться от дополнительного дохода и потратить время на улучшение карьеры в долгосрочной перспективе. Представьте, что уже конец года и вам нужно оценить сделанное. Что вы хотели бы видеть в своих достижениях? Выделите три-пять пунктов.

Любые шаги, приближающие вас к цели, заслуживают места в календаре. Запланируйте их на начало дня.

Обычно мы ищем способы сэкономить время на чём-то, например на разборе почты или составлении служебных документов. Такой подход тоже полезен, но не делайте его основной стратегией.

Вспомните: когда вы глубоко погружены в какой-то проект, вас не тянет заходить в папку с входящими. Так что выработайте привычку сначала заниматься углублённой работой. И если нужно, приходите немного раньше, чтобы приступить к ней в тишине.

Конечно, нельзя совсем забывать о более мелких задачах. Чтобы выкроить на них время, постарайтесь отказаться от совещаний, на которых от вас мало пользы.

2. Остерегайтесь фальшивых перерывов

Наш мозг так устроен, что мы не можем постоянно работать сосредоточенно. Когда мы не делаем настоящие перерывы, то начинаем отвлекаться на новости и соцсети. И в итоге получается фальшивый перерыв, когда мы и не отдыхаем, и не работаем.

Как ни парадоксально, можно успевать больше, сознательно делая перерывы через каждые несколько часов. Выйдите на улицу. Позвоните близкому человеку. И после отдыха вы вернётесь с новыми силами.

Не тратьте перерывы на разбор почты. Выделите на это определённое время дня и отсортируйте самые срочные письма. Ответьте на те, которые не терпят до завтра. Несрочные письма оставьте на то время, когда вам сложно заниматься чем-то важным. Например, в пятницу после обеда.

Читайте также 🧐

17 простых советов – Клуб директоров

Иногда мы хотим, чтобы в сутках было больше 24-х часов. К сожалению, мы не можем контролировать время, но мы можем контролировать свою продуктивность. Вдумчиво распоряжаться временем чрезвычайно важно, если вы хотите в течение дня успевать больше. Раньше просыпаться, медитировать, составлять списки дел — это лишь некоторые способы извлекать максимум из каждой минуты.

Если вы хотите стать более продуктивным, вот простые советы, которые помогут вам успевать в течение дня гораздо больше.

1. Просыпайтесь на час раньше

Даже, если вы не считаете себя жаворонком, вы можете им стать. Просто поставьте будильник на час раньше обычного (и не продолжайте спать, отключив его утром!), так вы получите целый час спокойного рабочего времени.

Некоторые исследования связывают раннее пробуждение с продуктивностью и успехом. Ранние пташки имеют ощутимое преимущество — у них появляется больше времени и в целом они отличаются более оптимистичными взглядами на жизнь.

Как успевать больше: 17 простых советов

2. Составляйте список дел на день

Ежедневно составляйте список реалистичных планов на предстоящие часы. Пусть он будет максимально простым. Не стоит записывать дела, на выполнение которых уйдет несколько часов. Если вам нужно погладить белье, внесите это дело в список. Нужно позвонить доктору? Добавляйте и эту задачу.

Эти планы простых дел помогут ежедневно успевать больше, а также помогут достигать более глобальных целей.

3. Сначала выполняйте самые сложные задачи

Первыми лучше выполнять наиболее сложные задачи. После того как вы избавитесь от их гнета, остаток дня освободится для более приятных дел. Так вы не только снизите уровень стресса, но и станете более продуктивным.

4. Разберите рабочий стол

Как гласит народная мудрость, с глаз долой, из сердца вон. Ее можно применить и к необходимости сохранять концентрацию. Перед тем как приступить к работе, потратьте несколько минут на уборку, создайте рабочее место, которое поможет вам сосредоточиться и не отвлекаться на пустяки. Выбрасывайте ненужные вещи и сортируйте нужные.2274-02

Как успевать больше: 17 простых советов

5. Тренируйтесь по утрам

Выйдите на пробежку или займитесь йогой. Утренняя тренировка улучшит настроение и позитивно скажется на продуктивности. Профессор психиатрии из Гарварда доктор Джон Рейти объясняет, что упражнения являются необходимым условием «эффективности интеллектуального труда».

6. Создайте систему

Четкая система и организация действий даст вам ясное понимание текущих проектов. Так вам будет легче фокусироваться и контролировать происходящее. Это поможет расставить приоритеты.

7. Концентрируйтесь только на одной задаче

Закончите один проект и лишь потом переходите к следующему. Считается, что мультизадачность помогает успевать больше, но на самом деле метания между задачами не приносят большой пользы. Как показывает исследование Американской ассоциации психологов, попытки угнаться за двумя зайцами негативно сказываются на продуктивности. И хотя большинство из нас нехотя отвечает на звонки, печатая сообщение, дисциплину разлагают не мелкие, а более глобальные задачи. «Наш мозг не создан для работы в режиме многозадачности», — подводят итог исследователи.

Как успевать больше: 17 простых советов

8. Начните говорить «нет»

Иногда сказать это короткое слово бывает сложнее всего. Но отказывать — это нормально. Важно соответствовать ожиданиям окружающих, так что если вы не уверены, что справитесь с заданием на отлично, лучше вообще за него не браться.

9. Высыпайтесь

Это само собой разумеется, но все равно очень многие из нас просто-напросто не высыпаются ночью. Согласно данным Национального фонда по изучению вопросов сна, в среднем взрослому человеку необходимо 7-9 часов сна в сутки. Вы точно уделяете отдыху достаточное количество времени? Может, стоит раньше ложиться спать. Здоровый сон значительно скажется на вашей продуктивности и хорошем состоянии.

10. Наведите порядок в почтовом ящике

200 непрочитанных входящих сообщений любого заставят нервничать. Но также имеет значение не пропустить важные письма. Поддерживайте свой почтовый ящик в порядке, отвечая на важные и удаляя ненужные письма сразу после прочтения.

Как успевать больше: 17 простых советов

11. Откажитесь от социальных сетей

Передохните от суеты внешнего мира и старайтесь избегать Фейсбука, Твиттера и Инстаграмма. Они вас лишь дезориентируют. Тем же, кому социальные сети нужны для работы, можем посоветовать заходить туда исключительно с рабочих аккаунтов, чтобы не отвлекаться на пустяки.

12. Читайте, а не просматривайте

Важно внимательно читать, а не просто просматривать документы, попадающие к вам в руки. Старайтесь делать так, даже если вы не настроены на вдумчивое восприятие, ведь беглое просматривание наоборот займет больше времени, так как повышается вероятность, что вы пропустите важную информацию, к которой впоследствии придется возвращаться.

13. Не отвлекайтесь во время периодов работы

Если уж вы взялись за работу, не отвлекайтесь. Конечно, легче сказать, чем сделать. Вам стоит определить для работы временные отрезки, в течение которых вас никто и ничто не будет отвлекать. Возможно, это означает, что вам нужно выключить телефон и закрыть вкладку с электронной почтой. Создайте среду, в которой вы сможете сфокусироваться исключительно на своем задании.

Согласно данным исследования Microsoft, мозгу требуется 15 минут, чтобы снова сфокусироваться на задаче после того, как вас отвлекли. Так что если вас постоянно прерывают, на выполнение задачи уйдет гораздо больше времени.

Как успевать больше: 17 простых советов

14. Наденьте наушники

При этом неважно, будет ли в них играть музыка. Люди с меньшей вероятностью станут вас отвлекать, если увидят, что вы отгородились от остального мира с помощью наушников.

15. Медитируйте перед работой

Сразу после пробуждения пару минут посвятите медитации. По данным фонда «Искусство жизни», утренние медитации особенно эффективны, потому что они дают заряд энергии и готовят вас к предстоящим свершениям.

16. Снизьте количество необязательных встреч

Личное деловое общение необходимо, но иногда бесконечные длинные совещания могут быть просто пустой тратой времени. Планируя встречи, удостоверьтесь, что они действительно необходимы, что вы не сможете обсудить возникшие вопросы по телефону или в переписке.

Если вы планируете личную встречу, выделите ей всего 30 минут, чтобы говорить конкретно и по существу. Когда люди ограничены во времени, они скорее перейдут к важным вопросам.

Как успевать больше: 17 простых советов

17. Принимайте решения за 60 секунд

Если вы хотите успеть больше, то должны работать быстрее. Старайтесь принимать решения в более сжатые сроки.

Принятие решений — один из наиболее затратных по времени процессов, ускорив его, вы освободите уйму свободных минут, если не часов. К тому же, скорее всего, вы примете то же решение, на котором бы остановились после двадцатиминутных раздумий.

— Топи меня так глубоко, как хочешь, Братец Лис, — говорит Кролик, — только не заставляй меня разбирать почту.

Коллеги, какие советы для вас самые простые? А самые сложные?

Источник

Как успевать больше: 17 простых советов

Пишу и перевожу тексты о бизнесе.

Как все успевать: 15 золотых правил

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

  • Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
  • Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
  • Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
  • Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
  • Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

  • Создание полезных привычек;
  • Планирование и расставление приоритетов;
  • Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о